Omul contemporan este foarte ocupat. Este implicat în multe activităţi şi, fiecare dintre acestea, presupune o serie de sarcini de realizat. Nu e de mirare că principala sursă de stres pentru fiecare dintre noi o reprezintă timpul sau, mai bine zis, lipsa acestuia.

Pentru a deveni mai productivi, mai eficienţi şi mai puţin stresaţi, e nevoie să ne dezvoltăm aptitudinea de management al timpului. Aceasta este o aptitudine complexă ce implică o serie de aspecte psihice: principii, o serie de deprinderi, alte aptitudini. Vestea bună e că toate acestea pot fi învăţate, exersate şi dezvoltate de către fiecare persoană.

Fiecare persoană funcţionează, fizic şi psihic, mai eficient în anumite momente ale zilei: unii suntem mai productivi dimineaţa, iar alţii seara. Din acest punct de vedere, un management eficient al timpului presupune identificarea maximelor şi minimelor energetice individuale pentru a fixa sarcinile dificile în momentele de productivitate maximă, iar pauzele atunci când avem mai puţină energie.

Autocontrolul este o componentă importantă pentru organizarea timpului. Toate acţiunile care presupun îmbunătăţirea acestuia, vor conduce la un management mai eficient al timpului. Noi avem nevoie de autocontrol pentru mai multe aspecte:

• A finaliza sarcinile, chiar dacă sunt neplăcute;
• A respecta orarul pe care ni l-am fixat;
• A nu amâna ceea ce ne-am propus să realizăm.

Managementul timpului înseamnă o organizare clară dar şi realistă a ceea ce trebuie să întreprindem. Realismul în această activitate se referă la următoarele:

• Decantarea a ceea ce este important de ceea ce nu e important dar consumă timp şi diminuarea aspectelor neimportante din programul zilnic;
• Clarificarea priorităţilor şi organizarea timpului în funcţie de importanţa fiecărei sarcini;
• Stabilirea realistă a ceea ce putem să facem şi refuzul sarcinilor pe care ştim că nu le putem îndeplini, sau putem s-o facem cu costuri foarte mari (stres, suprasolicitare, amânarea altor proiecte importante);
• Sarcinile importante şi pe care le putem realiza trebuie înscrise într-un grafic al acţiunilor în care să specificăm fiecare activitate, precum şi timpul alocat ei;
• Oamenii au tendinţa, când îşi organizează timpul, să aloce mai puţin decât e necesar realizării activităţilor; pentru a compensa această tendinţă, după ce am făcut graficul activităţilor, se recomandă dublarea timpul pe care l-am stabilit iniţial, astfel ajungând la o estimare mai realistă a acestuia;
• Când ne organizăm activităţile, e bine să ne planificăm cam 60% din timp, restul de 40% trebuind păstrat pentru activităţile neprevăzute.

Abilitatea de management a timpului presupune şi cunoaşterea unor principii de lucru, anume:

• Când avem de finalizat un proiect, suntem mai eficienţi dacă alocăm perioade „bloc” pentru realizarea acestuia;
• Activităţile similare consumă mai puţin timp dacă le realizăm grupat.

Să nu confundăm un management defectuos al timpului cu motivaţia insuficientă, căci eficienţa nu înseamnă doar capacitatea de organizare şi finalizare a sarcinilor, ci şi motivaţia care să susţină realizarea lor.

Odihna suficientă e ceva ce uităm deseori atunci când ne gândim să fim eficienţi. E posibil să avem o abilitate de management a timpului dezvoltată, dar, dacă suntem obosiţi, nu ne vom încadra în termene şi nu vom realiza corect sarcinile propuse.